5 Tipps für die Zusammenarbeit auf Distanz bei Design-Entwicklungsprojekten

Mal eben zum Auftraggeber fahren, um frische Design-Skizzen durchzusprechen – manchmal geht das nicht so einfach. Deshalb braucht es andere Mittel und Wege, um auf große Entfernungen zu arbeiten. Hier erfahren Sie, welche Erfahrungen ich in Projekten auf Distanz sammeln konnte und wie ich die vermeintlichen Nachteile zu Vorteilen mache.

1. Die Anfangsphase – ein Kennenlernen aus der Ferne

Was die Welt des Online-Dating schon lange weiß gilt auch für die Online-Arbeitswelt: Bereits vor dem ersten realen Treffen sollte man sich etwas näher kennenlernen. In einem Telefonat erfährt man schon viel voneinander. Dieser persönliche Austausch ist sehr wichtig. Besonders, wenn es um die erste Zusammenarbeit geht. 

Sind dann die ersten Informationen zum potenziellen Projekt ausgetauscht, können wir gut mit einer ausführlicheren Besprechung fortfahren. Für dieses Briefing-Gespräch nutze ich gerne Videotelefonie. Denn die Erfahrung zeigt: Das Bild und die Reaktion des Gegenübers sind ein wichtiger Kommunikationskanal.

Gleichzeitig erzeugt dies eine gewisse Nähe zwischen den Gesprächspartnern. Praktisch ist hierfür auch ein Tool mit Bildschirmübertragung.  Damit lassen sich Fotos, Bilder oder Konstruktionsdaten sichten und durchsprechen. So lässt sich ein persönliches Meeting sehr gut virtuell darstellen.

Nach diesem Briefing-Gespräch erstelle ich ein transparentes Angebot. Dieses lasse ich Ihnen per Mail zukommen, auf Wunsch auch gerne passwortgeschützt. Für die Besprechung des Angebots erweist sich die Bildschirmübertragung ebenfalls als praktisch: Wir können den Text gemeinsam durchgehen und Anmerkungen im Dokument festhalten – jeder sieht dies an seinem Bildschirm. Im Anschluss ist daraus dann schnell ein angepasstes Angebot erstellt.

2. Sicherer Datenaustausch – ganz ohne USB 

Der Austausch von Dateien findet heute nicht mehr physisch über USB-Sticks oder CDs statt. Stattdessen nutzen wir praktische Tools, um Daten in Echtzeit auszutauschen und zu bearbeiten. Aber: Die Konstruktionsdaten für das Erarbeiten von Design-Konzepten sind oft nicht nur komplex, sondern auch sensibel. Hier halte ich mich stets an die Vorgaben zur Datenübertragung der Auftraggeber. Besonders praktisch und für beide Seiten komfortabel ist hier, die bereits vorhandenen Portale des Auftraggebers für den Datenaustausch zu nutzen.  

Auf Wunsch richte ich auch gerne einen geschützten Sharepoint-Ordner ein. Hier können wir bequem Daten bereitstellen oder herunterladen. Sharepoint-Ordner erreicht man einfach über einen bereitgestellten passwortgeschützten Link über die üblichen Browser. Dieser Cloud-Speicher von Microsoft – die sogenannte Deutschland-Cloud – wird in Frankfurt am Main gehostet. Meiner Erfahrung nach ist dies eine sehr zuverlässige Lösung, die sich auch für die Übermittlung sehr großer Dateien eignet.

3. Voll Digital – Schulterblick-Besprechungen und Konzeptpräsentation 

Designs entwickle ich immer im Austausch mit der Konstruktion. Diese enge Zusammenarbeit klappt auch ohne physisch anwesend zu sein. Rückfragen lassen sich wunderbar anhand von Screenshots durchgehen. Hierzu lade ich die Skizzen in ein digitales Whiteboard. Dort können alle Beteiligten gleichberechtigt Ihre Notizen machen – das spart viele erklärende Worte.

Je nach Aufgabenstellung entstehen die Designkonzepte auf zwei verschiedene Arten: als digitale Skizze oder einfache 3D-CAD-Modelle. Meine digitalen Skizzen sind Ideen-Illustrationen, die als Bilddateien verschickt werden. Mit nur geringem Aufwand kann ich Gestaltungsvarianten durchspielen. Wenn hingegen bereits in dieser Projektphase schon 3D-CAD-Modelle entstehen, haben wir noch zusätzliche Möglichkeiten: Entwürfe können in der Art eines Konfigurators bereitgestellt werden, sodass man leicht zwischen Modell- und Materialvarianten umschalten kann.  

4. Total dreidimensional – Entwurfsausarbeitung und Bemusterung 

SOLIDWORKS ist mein Hauptwerkzeug, um designrelevante Bauteile hin zu einem Feinentwurf auszuarbeiten. Mit diesem Konstruktionsprogramm lassen sich auch besonders flexibel Änderungswünsche umsetzen. Aus den Designdaten werden im Handumdrehen 3D-PDFs, mit denen sich Entwürfe in einem Standard-PDF-Reader drehen lassen. Sie sind daher besonders gut für Ihre firmeninterne Durchsprache geeignet. Sogenannte eDrawings bieten noch mehr Möglichkeiten. Beispielsweise lassen sich Explosionsdarstellungen mit Anmerkungen betrachten – besonders praktisch bei Online-Präsentationen.

Beim Produktdesign für Geräte, Maschinen und Anlagen geht es immer auch um Materialien, Farben und Oberflächenqualitäten. Also um den visuellen und haptischen Eindruck. Man muss auch mal was in der Hand halten, um einen umfassenden Eindruck zu bekommen. Deshalb stellen Fertiger oft Muster bereit, die ich gern an meine Auftraggeber weitergebe. So können Designentscheidungen auch aufgrund dieser Eindrücke abgestimmt werden.

5. Der Konstruktion über die Schulter schauen – auch beim Realisieren von Prototypen

Gerade die Details im Blick zu haben ist wichtig, um die Designqualität bis zum Serien-Anlauf der Produkte zu sichern. Die Konstruktion unterstütze ich dabei, indem ich in Screenshots der Konstruktionsdaten Änderungswünsche einfach hineinzeichne. Wird ein erster Prototyp gebaut, können Fotos und Filmclips davon jedoch nur eingeschränkt den Eindruck des echten „Stahls und Eisens“ vermitteln. Aber man kann das Ganze so gut es geht simulieren.

Mit „virtuellen Prototypen“ lassen sich die Einschränkungen des Arbeitens auf Distanz minimieren. Wie das geht? Auf Wunsch bereite ich die Konstruktionsdaten in spezieller Art auf, sodass Sie oder Ihre Kunden das Produkt im virtuellen Raum (VR) erleben können. Zudem haben Sie mit einem virtuellen Prototyp gleichzeitig ein erstes Tool für den Vertrieb an der Hand – und das bevor der reale Prototyp erst noch gebaut wird. Ein möglicherweise entscheidender Zeitvorteil für die Markteinführung!

Fazit: Auch auf Entfernung kann’s klappen

Vom ersten Kennenlernen bis zum fertig gestalteten Produkt – dieser Prozess ist mit meinen aktuellen technischen Möglichkeiten gut realisierbar. Die fehlende räumliche Nähe lässt sich gut ausgleichen, ja sogar kreativ nutzen. Und die Vorteile der Virtuellen Realität (VR) lässt sich sogar noch als Mittel für die Vermarktung nutzen. Arbeiten auf Distanz sollte man also nicht als Hindernis begreifen, sondern als Chance. Für besseres Design und bessere Zusammenarbeit, auch über größere Entfernungen hinweg.

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